1.- Objetivo y alcance
La presente política da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento. Aplica a todo el personal de Cosmos Agencia Marítima S.A.C., así como a los proveedores de servicios que participan en el tratamiento de los datos personales.
2.- Roles y responsabilidades
Comité de Protección de Datos Personales. Conformado por personal designado de las áreas de Planeamiento y Control y Tecnología de la Información, liderado por el gerente de Administración y Finanzas, responsables del cumplimiento de la presente política y de la LPDP, de dar trámite a las solicitudes de los titulares de los datos y fomentar la protección de datos personales.
Responsable de seguridad. El gerente de Administración y Finanzas es el máximo responsable de la seguridad y protección de los datos personales, cuyas responsabilidades principales son coordinar y controlar la implementación y aplicación de las medidas de seguridad.
3.- Políticas
i.-Políticas sobre el Aviso de privacidad
Se mantiene avisos de privacidad, a través de los cuales se informa a los titulares de los datos personales, de forma previa a la recopilación de los datos, qué información se recabará de ellos y con qué fines.
ii.-Consentimiento
El tratamiento de los datos personales está sujeto al consentimiento del titular de los datos. Para ello este consentimiento debe ser: (a) libre – debe ser dado de manera voluntaria; (b) previa – debe ser pedido con anterioridad a la recopilación de datos; (c) expreso e inequívoco – debe ser manifestado en condiciones que no admitan dudas de su otorgamiento (La condición de expreso no se limita a la manifestación verbal o escrita tradicional. Tratándose del entorno digital, también se considera expresa la manifestación consistente en “hacer click”); y (d) informado – cuando el titular de los datos se le comunique de manera clara, expresa, con lenguaje sencillo quién, por qué, y cómo van a ser tratados sus datos personales.
El Titular de los datos personales podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales presentando su solicitud correspondiente a través el correo electrónico seguridadinformacion@cosmos.com.pe.
iii.- Tratamiento de datos personales
El tratamiento de los datos personales se rige mediante los principios de legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad, disposición de recurso, y nivel de protección adecuado.
- Derechos ARCO
El titular de los datos puede revocar el consentimiento que ha otorgado a COSMOS AGENCIA MARÍTIMA S.A.C. para el tratamiento de sus datos personales contactando al correo electrónico seguridadinformacion@cosmos.com.pe., indicando su nombre completo, datos de contacto y especificando la revocación que solicita.
El titular de los datos personales puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos personales (derechos “ARCO”), por sí o mediante representante legal debidamente acreditado, enviando una solicitud al correo electrónico que deberá contener por lo menos: (a) nombre y domicilio u otro medio para comunicar la respuesta a su solicitud; (b) los documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal;
(c) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se solicita ejercer alguno de los derechos ARCO, (d) la manifestación expresa del derecho ARCO que desee ejercer y
(e) cualquier otro elemento que facilite la localización de los datos personales.
El responsable de Protección de Datos recibirá la solicitud de ejercicio de derechos ARCO y le dará trámite de acuerdo al procedimiento establecido. Se deberá entregar al titular o su representante legal una constancia de confirmación de la ejecución del acceso, rectificación, cancelación y oposición solicitada.
- Medidas de seguridad
Las áreas que dan tratamiento de datos personales, tienen implementadas medidas de seguridad necesarias para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales.
- Políticas sobre Medidas de seguridad organizativas
Se realizan entrenamientos y concientizaciones anuales al personal de la Compañía sobre la protección de datos personales.
Anualmente se revisa a través de una auditoría el cumplimiento de las medidas de seguridad.
Los incidentes que afecten datos personales, son informados al titular de los datos personales, según el procedimiento establecido.
- Políticas sobre Medidas de seguridad jurídicas
Para los casos en que el tratamiento de datos personales se realice por un tercero se cuenta con un convenio o un contrato, que contemple cláusulas de confidencialidad y de eliminación de los datos.
- Políticas sobre Medidas de seguridad técnicas
Los bancos de datos críticos y complejos, están dentro del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Compañía.
Se tienen implementados controles de acceso lógico y físico, para mitigar el riesgo de acceso no autorizado a los bancos de datos personales de la Compañía.
Las copias o reproducciones de los documentos con datos personales cuentan con la autorización del encargado del banco de datos y son registradas en una bitácora.
4.- Roles y responsabilidades
- Dirección / Gerencia encargada de COSMOS
- Sancionar las propuestas realizadas por el comité de Seguridad respecto a la presente política.
- Aprobar los recursos necesarios para la implementación adecuada de las acciones requeridas en la presente política.
- Responsable del área de TI
- Responsable de la revisión y el mantenimiento de la “Política de Protección de Datos Personales” de COSMOS Agencia Marítima. La política se revisará anualmente o cada vez que haya algún cambio organizacional.
- Evaluar las propuestas del responsable de seguridad de la información respecto a: políticas, procedimientos e instructivos a desarrollar en la organización, para presentárselas al comité de seguridad de la información para su revisión y aprobación.
- Responsable de implementar y mantener las herramientas de apoyo al soporte de usuarios.
- Responsable de Seguridad de la Información
- Elaborar y aprobar la Política de Protección de Datos Personales.
- Supervisar la implementación de la presente política.
- Asegurarse que la Política de Protección de Datos Personales se cumpla según lo establecido.
- Proponer estrategias y soluciones específicas para la implementación de los controles necesarios para implantar la presente política.
- Monitorear los incidentes de seguridad y proponer estrategias para dar solución a las situaciones de riesgo detectadas en esta política.
- Monitorear el avance general en la implementación de la presente política.
- Implementar las medidas de seguridad definidas en la presente política.
- Mantener esta política de seguridad y sus procedimientos actualizados, con el fin de asegurar su vigencia y nivel de eficacia y velar por su correcta ejecución.
- Coordinación con el Responsable de Recursos Humanos para la divulgación de la política de seguridad al interior de la organización.
- Designar a los propietarios de la Información.
- Responsable de Mesa de Ayuda
- Atender e informar las incidencias relacionadas a Protección de Datos Personales.
- Informar, en caso se detecte, una violación a la política en una estación de trabajo.
- Responsable de implementar y mantener las herramientas de apoyo al soporte de usuarios.
- Brinda reportes de amenazas al Responsable de Seguridad de la Información y Responsable del Área de TI.
- Difundir los documentos asociados que describan con exactitud las políticas y procedimientos establecidos en COSMOS Agencia Marítima.
- Coordinar con el responsable de Seguridad de la Información en notificar a todo el personal que se vincula contractualmente con COSMOS Agencia Marítima, respecto al cumplimiento de las Políticas de Seguridad de la Información.
- Propietario del activo de información
- Cumplir a cabalidad la Política de Protección de Datos Personales de COSMOS Agencia Marítima.
Informar al Responsable de Mesa de Ayuda o al correo: seguridadinformacion@cosmos.com.pe sobre alguna incidencia y/o evidencia que se encuentre respecto a lo indicado en la Política de Internet.
5.- Sobre la Política
Todos los colaboradores de COSMOS Agencia Marítima deberán cumplir de forma permanente en el ejercicio de sus funciones los principios:
- LEGALIDAD. El tratamiento de datos personales realizado por la organización se hará confirme a lo dispuesto en la Ley. Se encuentra prohibida la recopilación de datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
- CONSENTIMIETO. La organización no podrá tratar los datos personales que no cuenten con el consentimiento previo, expreso, inequívoco y libre de su titular según sea necesario, salvo las excepciones previstas por la Ley.
- FINALIDAD. Se recopilarán los datos personales señalando claramente la finalidad para la cual se realiza dicha recopilación, la misma que deberá ser determinada, explícita y lícita. Los datos personales objeto de tratamiento no podrán ser utilizados para fines distintos o incompatibles con aquellos que motivaron su obtención, salvo consentimiento de su titular.
Cabe precisar que COSMOS Agencia Marítima no podrá revelar datos personales salvo que sea ordenado por mandamiento motivado del juez o con autorización de su titular, con las garantías previstas en la Ley.
- PROPORCIONALIDAD. Todo tratamiento de datos personales realizo por la organización deberá ser adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para la que estos hubiesen sido recopilados.
- CALIDAD. Los datos personales que vayan ser tratados por la organización debe ser veraces, exactos y, en la medida de lo posible, actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados respecto de la finalidad para la que fueron recopilados. Deben conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento respetando los plazos legales de conservación de documentos e información aplicables.
- SEGURIDAD. COSMOS Agencia Marítima y a los terceros a los que encargue el tratamiento de datos personales deben optar las medidas técnicas, organizativas y legales necesarias y apropiadas para garantizarla seguridad de los datos personales contra diferentes riesgos, como la pérdida accidental o la destrucción por siniestro, el acceso no autorizado, la utilización encubierta o la infección de malware o virus informáticos. Estas medidas serán establecidas, comunicadas y actualizadas por la organización.
- NIVEL DE PROTECCIÓN ADECUADO. En caso la organización realice transferencias internacionales de datos personales deberá garantizar un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar o, por lo menos, equiparable a lo previsto por la Ley.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. La organización contará con un procedimiento sencillo y gratuito de atención de los derechos de titulares de datos personales contemplados en la Ley: (i) información, (ii) acceso, (iii) actualización, (iv) inclusión, (v) rectificación, (vi) supresión, (vii) impedir el suministro, (viii) oposición y (ix) tratamiento objetivo. Este procedimiento se denominará “Procedimiento de atención Derechos” y será comunicado y difundido por COSMOS Agencia Marítima.
Por tanto COSMOS Agencia Marítima:
– Tomará las medidas necesarias para informar al titular de los datos personales sobre los derechos conferidos por la Ley.
– Adoptará las medidas que permitan al titular de los datos personales mantener los mismos actualizados.
– Cumplirá con atender de manera oportuna y en los plazos de ley los requerimientos y solicitudes relacionadas con los derechos de los titulares de datos personales antes mencionados;
En los procesos de atención de derechos de titulares de los datos personales serán de aplicación las siguientes directrices:
– La supresión o rectificación de datos personales no procederá cuando ello afecte derechos o intereses legítimos de la organización, sus accionistas, empleados o directivos o terceros o cuando exista una obligación legal de conservación de los datos personales.
– COSMOS Agencia Marítima podrá rechazar determinados requerimientos cuando la divulgación de datos personales pueda comprometer u obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso.
- TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
Los datos personales objeto de tratamiento por COSMOS Agencia Marítima sólo podrán ser cedidos o transferidos a terceros para el cumplimiento de los fines relacionados con el interés legítimo del cedente y del cesionario y con el consentimiento previo, expreso, libre, inequívoco e informado del titular de los datos personales. Dicho consentimiento no será requerido en los supuestos permitidos por la Ley.
- RECOPILACIÓN DE DATOS SENSIBLES
COSMOS Agencia Marítima únicamente recopilará datos personales y/o datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y en respeto de los principios de finalidad y proporcionalidad. Cuando la recopilación y tratamiento de dichos datos se derive del cumplimiento de una obligación legal la organización informará de tal situación al titular de los datos de manera previa a su recopilación.
- DIVULGACIPON DE DATOS PERSONALES
COSMOS Agencia Marítima no divulgará datos personales a terceros salvo cuando:
- Sea necesaria para la finalidad para la que los datos personales fueron recopilados;
- Se le informe al titular de los datos personales antes de la divulgación o al momento de la recopilación de los datos personales;
- El titular de los datos personales preste su consentimiento previo y expreso.
- El consentimiento no sea exigido por la Ley;
- Los datos personales sean requeridos por entidades públicas en el ámbito de sus competencias y atribuciones legales;
- Los datos personales sean necesarios para satisfacer legítimos requerimientos de alguna compañía interesada en adquirir alguna de las operaciones de COSMOS Agencia Marítima, previo consentimiento de su titular; o,
- El acceso a datos personales sea por parte de auditores y abogados y demás profesionales obligados a guardar el secreto profesional.
- RELACIONES CONTRACTUALES CON TERCEROS
En sus relaciones con terceros, COSMOS Agencia Marítima deberá contemplar clausulas no sólo de confidencialidad sino además de protección de datos personales que regulen el ciclo de vida de los datos personales dentro de la organización. En caso la organización encargue el tratamiento de datos personales a terceros, procurará que en la medida de lo posible los respectivos contratos contemplen:
- Disposiciones que dispongan que el tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo a las directrices y lineamientos definidos expresamente por COSMOS Agencia Marítima.
- Confidencialidad en forma indefinida, o por plazos lo más extensos posibles de conformidad con la legislación vigente;
- Finalidad del tratamiento de datos personales;
- Prohibición de cesiones o transferencias adicionales a terceros salvo se cuente con el consentimiento del titular y sea estrictamente necesario:
- Eliminación de los datos personales una vez finalizado el tratamiento, salvo se cuente con autorización para conservarlos por parte del titular.
- El conocimiento de la Política.
- ELIMINACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Una vez finalizado el tratamiento de los datos personales y se haya cumplido con el principio de FINALIDAD, y siempre que no exista mandato legal o razón que justifique la conservación de los datos personales, COSMOS Agencia Marítima procederá a eliminarlos de sus registros.
Alternativamente. La organización podrá aplicar procesos de disociación, anonimización o equivalentes cuando por alguna razón comercial, de estadística o de análisis de mercado justifiquen la conveniencia de conservar tales datos.
COSMOS Agencia Marítima definirá oportunamente los procedimientos respectivos que resulten necesarios para la eliminación de datos personales.
COSMOS Agencia Marítima cumplirá con las exigencias de auditoría interna establecidas en la Ley y su Reglamento.
Será considerada una falta grave y susceptible de sanción el empleado que cometiera alguna infracción a las previsiones establecidas en la presente Política. COSMOS Agencia Marítima tomará las medidas disciplinarias que considere pertinentes en los casos de incumplimiento de las obligaciones aquí estipuladas por parte de los empleados.
El responsable de Recursos Humanos y la Jefatura inmediata del infractor deberá determinar las sanciones por el mal uso de la información.
- DIFUSIÓ Y CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA
COSMOS Agencia Marítima procurará:
- que se cumpla lo dispuesto en la presente Política;
- hacer conocer, observar y respetar la presente Política por cada empleado;
- publicar la presente Política en lugares de fácil acceso; y
- suscribir obligaciones de confidencialidad con los empleados, usuarios, contratistas y terceros que accedan a los datos personales incluidos en los bancos de datos.
- APLICACIÓN DE LA POLÍTICA
El área de Tecnología de Información – TI no se hará responsable por incidentes producidos por el no cumplimiento de la presente política.
6.- Definiciones
DATO PERSONAL. Toda información que identifica a una persona natural o la puede identificar a través de medios razonablemente utilizados. Por ejemplo, el DNI, dirección física, nombre completo
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Cualquier operación o procedimiento técnico, automatizado o no, que permite la recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, elaboración, modificación, extracción, consulta, utilización, bloqueo, supresión, comunicación por transferencia o por difusión o cualquier otra forma de procesamiento que facilite el acceso, correlación o interconexión de los datos personales.
DATOS SENSIBLES. Datos personales constituidos por los datos biométricos que por sí mismos pueden identificar al titular; datos referidos al origen racial y étnico; ingresos económicos, opiniones o convicciones políticas, religiosas, filosóficas o morales; afiliación sindical; e información relacionada a la salud o a la vida sexual.
CONSENTIMIENTO. Autorización previa, libre, inequívoca y expresa que debe otorgar el individuo para autorizar el tratamiento de sus datos personales.
- Previa: Debe ser obtenida antes de la recopilación.
- Libre: No debe ser forzada o condicionada.
- Inequívoca y expresa: No debe quedar duda de su manifestación y deberá constar en algún medio tangible.
BANCO DE DATOS PERSONALES. Conjunto organizado de datos personales, automatizado o no, independientemente del soporte, sea este físico, magnético, digital, óptico u otros que se creen, cualquiera fuere la forma o modalidad de su creación, formación, almacenamiento, organización y acceso.
TITULAR DE DATOS PERSONALES. Persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que determina la finalidad y contenido del banco de datos personales, el tratamiento de estos y las medidas de seguridad.
ENCARGADO DE DATOS PERSONALES. Toda persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que sola o actuando conjuntamente con otra realiza el tratamiento de los datos personales por encargo del titular del banco de datos personales.
PROCEDIMIENTO DE ANONIMIZACIÓN. Tratamiento de datos personales que impide la identificación o que no hace identificable al titular de los datos personales. El procedimiento es irreversible.
PROCEDIMIENTO DE DISOCIACIÓN. Tratamiento de datos personales que impide la identificación o que no hace identificable al titular de los datos personales. El procedimiento es reversible.
7.- Casos excepcionales
Cualquier excepción en adherirse a esta política y sus cláusulas debe ser aprobada por el Área Legal, con una justificación válida.
Frente a casos especiales, el Abogado evaluará la situación y podrá establecer condiciones puntuales de excepción en el cumplimiento del presente instructivo, siempre que no infrinja las políticas internas existentes. Toda excepción debe ser documentada y monitoreada, generando un proceso de revisión del instructivo, para determinar si se deben efectuar actualizaciones en las condiciones de operación particular.
8.- Información de Contacto
Todas las consultas relacionadas con la Política de Acceso Remoto deben dirigirse al correo de Seguridad de la Información: seguridadinformación@cosmos.com.pe.
Las cookies son pequeñas cantidades de información que se almacenan en el navegador utilizado por cada usuario (en los distintos dispositivos que pueda utilizar para navegar) para que el servidor recuerde cierta información que posteriormente y únicamente el servidor que la implementó leerá. Las cookies facilitan la navegación, la hacen más amigable, y no dañan el dispositivo de navegación.
Asimismo, las cookies son procedimientos automáticos de recogida de información relativa a las preferencias determinadas por el usuario durante su visita al sitio web con el fin de reconocerlo como usuario, y personalizar su experiencia y el uso del sitio web, y pueden también, por ejemplo, ayudar a identificar y resolver errores.
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Las cookies que permiten identificar a una persona se consideran datos personales. En este sentido, para la utilización de las mismas será necesario el consentimiento del usuario. Este consentimiento será comunicado, en base a una elección auténtica, ofrecido mediante una decisión afirmativa y positiva, antes del tratamiento inicial, removible y documentado.
- Cookies Propias. Son aquellas que son enviadas al ordenador o dispositivo del usuario y gestionadas exclusivamente por COSMOS para el mejor funcionamiento del sitio web. La información que se recaba se emplea para mejorar la calidad del sitio web y su Contenido y su experiencia como usuario. Estas cookies permiten reconocer al usuario como visitante recurrente del sitio web y adaptar el contenido para ofrecerle contenidos que se ajusten a sus preferencias.
- Cookies de Terceros. Son utilizadas y gestionadas por entidades externas que proporcionan a COSMOS servicios solicitados por este mismo para mejorar el sitio web y la experiencia del usuario al navegar en el sitio web. Los principales objetivos son la obtención de estadísticas de accesos y analizar la información de la navegación, es decir, cómo interactúa el usuario con el sitio web.
La información que se obtiene se refiere, por ejemplo, al número de páginas visitadas, el idioma, el lugar a la que la dirección IP desde el que accede el usuario, el número de usuarios que acceden, la frecuencia y reincidencia de las visitas, el tiempo de visita, el navegador que usan, el operador o tipo de dispositivo desde el que se realiza la visita. Esta información se utiliza para mejorar el sitio web, y detectar nuevas necesidades para ofrecer a los usuarios un contenido y/o servicio de óptima calidad. En todo caso, la información se recopila de forma anónima y se elaboran informes de tendencias del sitio web sin identificar a usuarios individuales. - Cookies de Redes Sociales. COSMOS incorpora plugins de redes sociales, que permiten acceder a las mismas a partir del sitio web. Por esta razón, las cookies de redes sociales pueden almacenarse en el navegador del usuario. Los titulares de dichas redes sociales disponen de sus propias políticas de protección de datos y de cookies, siendo ellos mismos, en cada caso, responsables de sus propios ficheros y de sus propias prácticas de privacidad. El usuario debe referirse a las mismas para informarse acerca de dichas cookies y, en su caso, del tratamiento de sus datos personales. Únicamente a título informativo se indican a continuación los enlaces en los que se pueden consultar dichas políticas de privacidad y/o de cookies:
- Facebook: https://www.facebook.com/policies/cookies/
- Twitter: https://twitter.com/es/privacy
- Instagram: https://help.instagram.com/1896641480634370?ref=ig
- YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=es-419&gl=mx
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy?trk=hp-cookies
- Cookies de Personalización. Permiten al usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario como por ejemplo serian el idioma, el tipo de navegador a través del cual accede al servicio, la configuración regional desde donde accede al servicio, etc.
- Cookies Publicitarios. Permiten la gestión, de la forma más eficaz posible, de los espacios publicitarios.
- Cookies de Análisis. Permiten al responsable de las mismas, el seguimiento y análisis del comportamiento de los usuarios de los sitios web a los que están vinculadas. La información recogida mediante este tipo de cookies se utiliza en la medición de la actividad de los sitios web, aplicación o plataforma y para la elaboración de perfiles de navegación de los usuarios de dichos sitios, aplicaciones y plataformas, con el fin de introducir mejoras en función del análisis de los datos de uso que hacen los usuarios del servicio.
- Deshabilitar, Rechazar y Eliminar Cookies
El usuario puede deshabilitar, rechazar y eliminar las cookies —total o parcialmente— instaladas en su dispositivo mediante la configuración de su navegador:
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